Znak: IN.271.87.2018.AK                                                               Mirzec, dnia 19.12.2018 r

ZAPYTANIE    OFERTOWE

o wartości poniżej 30 000 EURO (art. 4 pkt. 8 uPzp) 

Gmina Mirzec zaprasza do złożenia oferty na zadanie pn.: „Konserwacja oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec w latach 2019-2020”. 

I. Zamawiający:

Gmina Mirzec, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec, tel./fax 41 276 71 70,

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest konserwacja oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec.

Konserwacja na dzień 30.11.2018r obejmuje 1640 punktów świetlnych przy czym liczba ta może ulec zmianie w okresie rozliczeniowym jednego miesiąca i w zależności od potrzeb obejmuje:

• utrzymanie w sprawności wszystkich opraw oświetleniowych (źródła światła na terenie gminy Mirzec);
• przegląd i konserwacja aparatury łączeniowej i sterowniczej,
• regulacja urządzeń sterujących oświetleniem drogowym, przestrzeganie ustalonego harmonogramu załączeń i wyłączeń oświetlenia z zachowaniem przerwy nocnej ( 30min. po zach. słońca – 23.45, 4.45 – 30 min. przed wsch. słońca ) ,
• wymiana uszkodzonej aparatury sterującej na fabrycznie nową (obowiązek wymiany min. 10 sztuk zegarów sterujących w ciągu roku – 20 w okresie realizacji umowy),
• czyszczenie i konserwacja tablic sterowniczych i rozdzielczych,
• utylizacja zdemontowanych urządzeń oświetleniowych (oprawy, źródła światła),
• ustawienie i regulacja przekaźników zmierzchowych (czas załączania nie może być dłuższy niż 5-10 min.),
• kontrola i konserwacja złącz kablowych w latarniach wydzielonej sieci,
• wymiana bezpieczników,
• czyszczenie opraw, kloszy i odbłysków ( usunięcie zanieczyszczeń zgromadzonych wewnątrz kloszy – min. 1 raz w roku),
• wymiana i naprawa opraw lub elementów opraw o parametrach nie gorszych od wymienianych,
• wymiana uszkodzonych źródeł światła,
• regulacja położenia źródeł światła względem kloszy i odbłysków,
• konserwacja konstrukcji wsporczych, słupów oświetlenia wydzielonego oraz wysięgników i przewieszek,
• regulacja zwisów przewodów oświetlenia drogowego,
• pionowanie słupów oświetlenia drogowego,
• wymiana uszkodzonych słupów w obwodach oświetlenia wydzielonego,
• uzupełnienie i konserwacja zamknięć skrzynek, wnęk itp.,
• malowanie konstrukcji stalowych, szaf, wnęk i uzupełnianie opisów, wycinka i zagospodarowanie gałęzi zasłaniających oprawy oświetleniowe (dwa razy w roku)
• montaż na żądanie Zamawiającego opraw oświetleniowych zdemontowanych przez Zakład Energetyczny,
• lokalizacja i naprawa uszkodzonych kabli zasilających  obwody oświetlenia,
• pomiary eksploatacyjne; sporządzanie protokołów z pomiarów (ochrona przeciwporażeniowa urządzeń, badanie linii kablowej),
• prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych zabiegów eksploatacyjnych (księgi zgłoszeń), oraz zliczenie na koniec każdego miesiąca ilości opraw i moc na każdej stacji transformatorowej (przedstawienie w wersji tabelarycznej)
• przestawienie zegarów na okres świąteczny nie częściej niż 6 razy w roku
• dokonywanie na żądanie Zamawiającego objazdów kontroli świecenia nie rzadziej niż raz na kwartał,
• przedstawienie Zamawiającemu w formie pisemnej na koniec każdego dnia informacji które awarie zostały usunięte,
• przedstawienie Zamawiającemu niezbędnych informacji dotyczących wymiany aparatury sterującej (nazwa stacji, nazwa producenta, rodzaj i numer zegara sterującego oraz datę jego wymiany itp.)

Wykaz punktów świetlnych na terenie gminy Mirzec - załącznik nr 4.

Wykonawca wybrany w drodze zapytania ofertowego na konserwatora urządzeń oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec odpowiedzialny jest za stan techniczny i bezpieczne funkcjonowanie wszystkich urządzeń oświetleniowych zainstalowanych na tym obszarze i ponosi wszelkie konsekwencje z tytułu niespełnienia powyższych wymagań, w tym także konsekwencje prawne w przypadkach, kiedy niewłaściwe prowadzenie konserwacji stwarza zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego lub spowoduje zaistnienie wypadku.

Wykonawca zobowiązany jest do podpisania „Zasad współpracy” pomiędzy PGE Dystrybucja S.A Oddział Skarżysko Kamienna a Nim, jako Wykonawcą prowadzącym konserwację urządzeń oświetlenia ulicznego na zlecenie Gminy Mirzec”- załącznik do Umowy użyczenia pomiędzy PGE Dystrybucja S.A Oddział Skarżysko Kamienna a Gminą Mirzec.

Wykonawca będzie świadczył usługę konserwacji z materiałów własnych.

III. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiący załącznik Nr 1 w formie pisemnej, w języku polskim, które zawiera nazwę i adres Wykonawcy.

Oferta powinna być:

• opatrzona pieczęcią firmową
• posiadać datę sporządzenia
• zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, NIP.
• posiadać wartość (cenę) wykonania zamówienia

IV. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:

1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku poprzez złożenie aktualnego odpisu z właściwego rejestru wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed terminem składania ofert.
2. Dysponowania osobami posiadającymi uprawnienia do wykonywania robót w zakresie  sieci  i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych. Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku poprzez złożenie wykazu uprawnionych osób które będą wykonywać zadanie (co najmniej 2 osoby).
3. Dysponowania sprzętem (wymagany podnośnik samochodowy koszowy) będącym w posiadaniu wykonawcy niezbędnym do realizacji zamówienia. Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku poprzez złożenie wykazu sprzętu przewidzianego do realizacji zadania.

V. Do oferty Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia:

1. Formularza ofertowego - na podstawie Załącznik nr 1.
2. Zaakceptowany i parafowany projekt umowy – Załącznik nr 2.
3. Dokumentów o których mowa w pkt. IV Zapytania ofertowego.
4. Min. 2 poświadczeń (referencji) potwierdzających wykonanie konserwacji oświetlenia drogowego.
5. Kserokopię dokumentów dotyczących pojazdu użytego do realizacji zadania w tym: dowodu rejestracyjnego oraz aktualnego ubezpieczenia OC.

Kopia dokumentów załączona do zapytania powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności  bez adresów, nr PESEL) Imię i nazwisko nie podlega anonimizacji.

VI. Termin  wykonania:

Termin realizacji przedmiotu zamówienia od 01.01.2019r do 31.12.2020r.

VII. Miejsce wykonania robót – teren Gminy Mirzec.

VIII. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, z najniższą ceną.
2. Niekompletne oferty (bez podpisu, ceny, brak poświadczeń (referencji) oraz dokumentów o których mowa w pkt. IV i V) zostaną odrzucone.
3. Oferty złożone po terminie nie będą brały udziału w postępowaniu.

IX. Termin i miejsce składania ofert/otwarcie ofert.

1. Zamawiający prosi o przedłożenie oferty cenowej w terminie do dnia 31.12.2018r. do godziny 14:00.
2. Oferta winna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do sekretariatu Urzędu Gminy w Mircu, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec (jednocześnie adres korespondencyjny).
3. Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu z opisem – „Konserwacja oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec w latach 2019 – 2020”.

X. Kontakt z Zamawiającym.

Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest Pani Agnieszka Kukla – podinspektor ds. inwestycji w UG Mirzec, tel. 41 27 67 191 i Pan Ryszard Nowak – K-k Referatu Inwestycji i Rozwoju Gminy, tel. 41/27 67 188, fax. 41/27 67 190.

 XI. Tryb udzielania zamówienia:

1. Zapytanie cenowe traktujemy jako rozeznanie cenowe dla udzielenia zamówienia  w oparciu  o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 (Dz.U. 2018. 1986 tj. z późn.zm.).
2. Zamówienie udzielone będzie zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom Prawo zamówień publicznych.
3. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o terenie podpisania umowy.
5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcy środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga).

XII. Okres rękojmi i gwarancji:

W przypadku wybrania przez Zamawiającego oferty jako najkorzystniejszej Wykonawca udzieli 36 miesięcznej gwarancji i rękojmi za wady.

XIII. Informacje dodatkowe.

1. Zamawiający informuje, iż czyni starania aby pozyskać środki finansowe na modernizację oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec w związku z tym przy uzyskaniu dofinansowania okres realizacji zadania może ulec zmianie. 
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zadania pn.: „Konserwacja oświetlenia drogowego na terenie gminy Mirzec w latach 2019 – 2020” bez podania przyczyn.

Wójt Gminy Mirzec

/-/ Mirosław Seweryn

Załączniki do zapytania:

1. Załącznik nr 1-  Formularz ofertowy.
2. Załącznik nr 2 - Projekt umowy.
3. Załącznik nr 3 – Mapa poglądowa.
4. Załącznik nr 4 – Wykaz punktów świetlnych na terenie Gminy Mirzec.
5. Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna zgodna z RODO