Znak IRG.271.14.2018.A.K.                                                             Mirzec dnia 30.01.2018r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

o wartości poniżej 30 000 EURO (art. 4 pkt. 8 PZP)

Gmina Mirzec zaprasza do składania ofert cenowych na pełnienie funkcji Managera projektu dla inwestycji pn.: „Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej z obszaru Gminy Mirzec z zastosowaniem odnawialnych źródeł energii” dofinansowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 w ramach 3 Osi Priorytetowej Efektywna i zielona energia Działanie 3.3 Poprawa efektywności energetycznej w sektorze publicznym i mieszkaniowym.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

A: Usługa rozliczenia projektu – główne obowiązki:

• sporządzanie wniosków o zaliczki i płatność wraz z częścią sprawozdawczą - rozliczenie zgodnie z zasadami finansowania Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz prawodawstwem krajowym i unijnym .
• bieżąca kontrola wydatków w zakresie zgodności z budżetem projektu, harmonogramem płatności oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w EFRR,
• przygotowywanie korespondencji dot. projektu (zarówno z Instytucją Zarządzającą jak i innymi instytucjami, podmiotami),
• wsparcie Zamawiającego w innych działaniach mających wpływ na proces rozliczania projektu, a nie wymienionych w pkt. A i B, a które dziś nie można przewidzieć.
• kontrola opisywania wszelkich dokumentów zgodnie z wymogami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego,
• przygotowanie raportów wymaganych przez Instytucję Zarządzającą,
• kontakt z instytucją Zarządzającą,

B: Usługa wsparcia w zarządzaniu i realizacji projektu w zgodzie z wytycznymi i przepisami prawa – główne obowiązki:

• stosowanie w praktyce dla projektu wszelkich aktualnych wytycznych Instytucji Zarządzającej lub Ministerstwa Rozwoju, w szczególności wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020,
• przygotowanie zapytań ofertowych we współpracy z Zamawiającym,
• udział w pracach związanych z przygotowaniem SIWZ i  rozstrzyganiem postępowań z zakresu udzielanych zamówień,
• uczestniczenie w spotkaniach i naradach z udziałem inspektora nadzoru oraz wykonawcy, organizowanych przez Zamawiającego w trakcie realizacji inwestycji,
• ochrona interesów Zamawiającego,
• monitorowanie danych związanych z realizacją projektu (wskaźniki, cele, wydatki, etc.),
• doradztwo w negocjacjach z wykonawcą inwestycji,
• przygotowywanie notatek i sprawozdań z realizacji projektu m.in. z wykonania wskaźników,
• monitorowanie wszelkich zmian w wytycznych programowych oraz innych regulacji prawnych mających wpływ na prawidłowe rozliczenie projektu, przy zachowaniu instrukcji wewnętrznych mających wpływ na prawidłowe rozliczenie projektu,
• przygotowanie załączników do umowy o dofinansowanie,
• proponowanie harmonogramu prac związanych z wdrażaniem projektu,
• udział w kontrolach projektu,
• uczestniczenie w spotkaniach (co najmniej raz w miesiącu) w siedzibie Zamawiającego w celu analizy postępu we wdrażaniu projektu i omówienia harmonogramu dalszych prac.

Przedmiotem projektu będzie wykonanie prac termomodernizacyjnych, wymiana starych kotłów na kotły kondensacyjne gazowe oraz kocioł biomasowy (nowoczesne technologie, ekologiczne kotły) a także montaż odnawialnych źródeł energii (panele fotowoltaiczne) oraz wymiana tradycyjnego oświetlenia na LED. Projekt obejmuje 8 budynków użyteczności publicznej: Szkoła Podstawowa w Małyszynie Górnym, Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi w Jagodnem, Szkoła Podstawowa w Tychowie Nowym, Szkoła Podstawowa w Trębowcu, Szkoła Podstawowa w Tychowie Starym, Szkoła Podstawowa w Osinach, Zespół Szkół Podstawowej i Gimnazjum w Mircu Starym, Urząd Gminy w Mircu Starym.

Wnioskowana wartość projektu brutto – 4 899 191,70 zł.

II. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 w formie  pisemnej, w języku polskim, oraz powinna zawierać nazwę i adres Wykonawcy.

Oferta powinna być:

• opatrzona pieczątką firmową
• posiadać datę sporządzenia
• zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, NIP.
• posiadać wartość (cena) wykonania zamówienia
   
  III. Warunki udziału w zapytaniu cenowym: 

1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności -  Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku poprzez złożenie aktualnego odpisu z właściwego rejestru wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed terminem składania ofert.
2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia potwierdzone złożeniem referencji o sprawowaniu funkcji menagera projektu/ koordynatora dla min. 3 usług polegających na koordynowaniu/ zarządzaniu projektami inwestycyjnymi z udziałem środków UE w ramach RPO (roboty budowlane - termomodernizacja, montaż kotłów, montaż odnawialnych źródeł energii). Wartość robót objętych referencjami co najmniej 800 000,00 zł każda).
3. Dysponowania osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku jeżeli Wykonawca wykaże dysponowanie co najmniej 3 osobowym zespołem specjalistów realizującym działania z zakresu realizacji, zarządzania i rozliczania projektów inwestycyjnych:

1. Kierownika Zespołu: osoba posiadająca co najmniej 5 letnie doświadczenie w realizacji działań z zakresu koordynowania i zarządzania projektami inwestycyjnymi.
2. Członkowie Zespołu: min. 2 osoby posiadające min. 1 roczne doświadczenie w zakresie przygotowania dokumentacji / koordynowania  projektów inwestycyjnych.

Zamawiający uzna spełnienie tegoż warunku poprzez złożenie do oferty oświadczenia Wykonawcy. Dostarczenie dokumentów przy podpisaniu umowy.

IV. Do oferty Wykonawca zobowiązuje się ponadto do przedłożenia:

1. Formularz ofertowy – załącznik  nr 1.
2. Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 2.
3. Parafowany projekt umowy – załącznik nr 3.
4. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności  lub czynności.
5. Referencje obejmujące wykonanie co najmniej 3 usług polegających na koordynowaniu/ zarządzaniu projektami inwestycyjnymi z udziałem środków UE w ramach RPO (roboty budowlane - termomodernizacja, montaż kotłów, montaż odnawialnych źródeł energii).

V. Termin wykonania:

Zamawiający wymaga aby cały przedmiot zamówienia został zrealizowany w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 30.09.2018r (ostateczne rozliczenie wniosku o płatność z Instytucją Zarządzającą).

VI. Miejsce realizacji zadania:  – teren Gminy Mirzec.

VII. Termin i miejsce składania ofert/otwarcie ofert.

Zamawiający prosi o przedłożenie oferty cenowej w terminie do dnia 05.02.2018r. do godz. 15:30 w sekretariacie Urzędu Gminy w Mircu, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec – ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu z opisem – Oferta na pełnienie funkcji Managera/ koordynatora dla inwestycji pn. „Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej z obszaru Gminy Mirzec z zastosowaniem odnawialnych źródeł energii”

VIII. Kontakt z Zamawiającym.

Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest Pani Agnieszka Kukla, tel. 41/2767192, fax. 41/2767190. 

IX. Kryterium wyboru oferty : cena 100%

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej z najniższą ceną wykonania zadania.
2. Niekompletne oferty bez podpisu, ceny, braku poświadczeń (referencji), CEIDG, KRS, oświadczenia Wykonawcy będą odrzucane.
3. Oferty złożone po terminie nie będą brały udziału w postępowaniu.

X. Tryb udzielania zamówienia: 

1. Zapytanie cenowe traktujemy jako rozeznanie cenowe dla udzielenia zamówienia w oparciu  o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1579  z późn. zm.).
2. Zamówienie udzielone będzie zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom Prawo zamówień publicznych.
3. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego.
4. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o wyborze jego oferty oraz o terminie podpisania umowy.
5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcy środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga).

 
XI. Informacje dodatkowe:
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego lub ograniczenia zakresu rzeczowego zapytania ofertowego na pełnienie funkcji managera dla inwestycji pn. „Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej z obszaru Gminy Mirzec z zastosowaniem odnawialnych źródeł energii” bez podania przyczyn.
 
Załączniki do zapytania:

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie
3. Załącznik nr 3 – Projekt umowy

 Wójt Gminy Mirzec
/-/ Mirosław Seweryn