Znak: IN.271.54.2019.RN             Mirzec, dnia 17.09.2019r.

 ZAPYTANIE    OFERTOWE

o wartości poniżej 30 000 EURO (art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Gmina Mirzec zaprasza do złożenia oferty na usługę polegającą na „Obsłudze  informatycznej Urzędu Gminy w Mircu” w okresie od 01.10.2019 do dnia 31.12.2020 r.

1. Zamawiający:

Gmina Mirzec, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec

tel./fax 41 276 71 70, email: ug_mirzec@poczta.onet.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest bieżąca obsługa informatyczna oraz nadzór nad posiadanym przez Zamawiającego sprzętem i urządzeniami wchodzącymi w skład systemu informatycznego poprzez świadczenie  usług informatycznych polegających na:

A/ bieżącej obsłudze informatycznej oraz nadzór nad sprzętem i urządzeniami poprzez;

1. Zapewnienie właściwej eksploatacji, utrzymanie i rozwoju infrastruktury informatycznej,
2. Zapewnienie właściwej konfiguracji sprzętu komputerowego, jego bieżących napraw, usuwania usterek i awarii oraz konserwacji,
3. Administrowanie oprogramowaniem klasy Windows, Windows Server, Linux,
4. Administrowanie serwerami sieciowymi, routerami i firewall sprzętowy marki Fotigate,
5. Nadzór i uaktualnienie strony BIP
6. Zarządzanie i nadzór nad bezpieczeństwem sieci komputerowych, systemu i  zasobów informatycznych Urzędu z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych
7. Zapewnienie właściwej archiwizacji zasobów informatycznych,
8. Wdrażanie nowych systemów informatycznych,
9. Nadawanie uprawnień: loginy i hasła administratorom systemu,
10. Zmiana haseł i identyfikatorów na poszczególnych stanowiskach,
11. Nadzór nad poprawnym funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników,
12. Instalowanie oprogramowania systemowego  i aplikacyjnego w komputerach,
13. Zakup, odnowienie, instalacja i konfiguracja certyfikatów kwalifikowanych na określonych stanowiskach,
14. Kontrola dostępu do danych osobowych i zbiorów danych osobowych
15. Stosowanie środków ochrony w ramach oprogramowania urządzeń teletransmisyjnych, systemów, narzędzi  i systemu użytkowego,
16. Administrowanie sprzętem informatycznym,
17. Zapewnienie właściwego administrowania danymi w sieci informatycznej, administrowanie zasobami sieciowymi,
18. Zapewnienie właściwej obsługi sprzętowej i programowej referatów i samodzielnych stanowisk w celu zapewnienia właściwego standardu jakości przetwarzania poprzez wsparcie użytkowników w zakresie użytkowania oprogramowania systemowego, aplikacyjnego oraz sprzętu komputerowego,
19. Pomoc w wykonywaniu zestawień, raportów, sprawozdań na bazie informacji pochodzących z bazy danych,  
20. Organizowanie szkoleń pracowników w zakresie użytkowania informatycznego oraz oprogramowania,
21. Koordynowanie zadań w zakresie formułowania założeń i programów informatyzacji Urzędu.
22. Kontrola czasu pracy ROGER.

B/ Wymagane terminy realizacji zgłoszeń awarii i usterek:

1.  Awaria krytyczna – sytuacja uniemożliwiająca normalne funkcjonowanie jednostki tj. użytkownicy nie maja dostępu do danych zgromadzonych na serwerze  z powodu jego awarii lub awarii sieci komputerowej w jednostce. Awarią krytyczną nie jest brak dostępu do Internetu z winy operatora, brak usług hostingowych tj. poczta e-mail, strony WWW, leżąca po stronie dostawcy tych usług, brak zasilania elektrycznego w jednostce lub inne zdarzenia których usunięcie leży po stronie Zamawiającego,
2. Awaria zwykła/usterka – to sytuacja w której normalna praca jednostki jest możliwa ale utrudniona, np. awaria jednego z komputerów, awaria drukarki, uszkodzenie pojedynczego zakończenia sieci.
3. Awarie lub usterki wynikłe w skutek użytkowania sprzętu informatycznego w sposób niezgodny z przeznaczeniem (uszkodzenia mechaniczne, zalania, próby samodzielnych napraw, zacięcia drukarki, braki tuszu/tonera w drukarkach, przerwane/ przecięte przewody połączeniowe nie podlegają wymogowi czasu naprawy a jedynie czasu reakcji serwisu.   

Wymagany czas przystąpienia do usunięcia zgłoszonych przez Zamawiającego : 

Ad.1. Awaria krytyczna (awaria uniemożliwiająca prace Urzędu Gminy w Mircu lub realizacje najważniejszych czynności służbowych) – 3 godziny od zgłoszenia jej wystąpienia przez Zamawiającego,

Ad.2  Awaria zwykła/usterka (awaria nie wpływająca na prace najważniejszych systemów informatycznych Zamawiającego w dniu zgłoszenia, jednak niezbędna do usunięcia) – 24 godziny od zgłoszenia jej wystąpienia przez Zamawiającego,

Ad.3  Czas reakcji serwisu – w tym samym dniu co zgłoszenie a ewentualny czas naprawy do 2 dni roboczych (wraz z pełną konfiguracją oraz wgraniem danych)

C/ Istotne postanowienia dla stron, które zostaną wprowadzone do treści zwieranej   umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego / umowę do akceptacji Zamawiającego przygotowuje wybrany Wykonawca/ :

1. W umowie winny znaleźć się wszystkie zapisy opisu przedmiotu zamówienia o których mowa w pkt. II lit. A, B zapytania ofertowego,
2. Termin realizacji umowy strony zgodnie uzgadniają w okresie od dnia 01.10.2019 r do dnia 31.12. 2020 r.
3. Forma wynagrodzenia dla Wykonawcy jest wynagrodzenie ryczałtowe rozliczane w okresie miesięcznym zgodnie ze złożoną ofertą.
4. Zapisy dotyczące odpowiedzialności stron w zakresie nieprzestrzegania warunków umowy, kary umowne.
5. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania miesięcznego raportu o wykonanych czynnościach w zakresie obsługi informatycznej Urzędu Gminy w Mircu, które winno być załącznikiem do faktury.

3. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiący załącznik Nr 2 w formie pisemnej, w języku polskim, które zawiera nazwę i adres Wykonawcy.

Oferta powinna być:

• opatrzona pieczęcią firmową
• posiadać datę sporządzenia
• zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, NIP.
• posiadać wartość (cenę) wykonania zamówienia

4. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:

1. Posiadanie zdolności technicznej lub zawodowej:

     - Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że będzie posiadał przynajmniej jedna osobę posiadająca wykształcenie wyższe z zakresu informatyki lub min. pięcioletnie doświadczenie zawodowe w obsłudze informatycznej

  - Wykonawca wykaże świadczenie 2 usług obsługi informatycznej w zakresie   administrowania, obsłudze oprogramowania, serwerów oraz sieci dla co najmniej 30 stanowisk komputerowych,

2. Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa:

    - Wykonawca spełni warunek poprzez udokumentowanie posiadania poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klasą co najmniej zastrzeżonych

5. Do oferty Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć:

1. Formularz ofertowy - na podstawie Załącznik nr
2. Dokumenty o których mowa w pkt. IV ppkt. 1 i 2 Zapytania ofertowego tj. zdolność techniczna i zawodowa, min. 2 poświadczenia (referencje) potwierdzające świadczenie 2 usług obsługi informatycznej w zakresie administrowania, obsłudze oprogramowania, serwerów oraz sieci dla co najmniej 30 stanowisk komputerowych, poświadczenie bezpieczeństwa.

6. Termin  wykonania:

Zamawiający wymaga aby cały przedmiot zamówienia – usługa obsługi informatycznej był realizowany w terminie od dnia 01.10.2019 r. do dnia –  31.12.2020 r.

7. Miejsce świadczenia usługi – Urząd  Gminy w Mircu

8. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, z najniższą ceną świadczenia usługi obsługi informatycznej dla Zamawiającego ( Urząd Gminy w Mircu).
2. Niekompletne oferty (bez podpisu, ceny, braku poświadczeń (referencji) oraz dokumentów o których mowa w pkt. IV i V) zostaną odrzucone.
3. Oferty złożone po terminie nie będą brały udziału w postępowaniu.

9. Termin i miejsce składania ofert/otwarcie ofert.

1. Zamawiający prosi o przedłożenie oferty cenowej w terminie do dnia 25.09.2019r do godziny 14:00.
2. Oferta winna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do sekretariatu Urzędu Gminy w Mircu, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec (jednocześnie adres korespondencyjny).
3. Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu z opisem – Oferta na „Obsługę informatyczną Urzędu Gminy w Mircu”

10. Kontakt z Zamawiającym.

Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami  : Pani Anna Piątek – Z-ca Wójta Gminy, Pani Katarzyna Kąpała, - pracownik Urzędu  Pan Ryszard Nowak – kierownik inwestycji w UG Mirzec, tel. 41 27 67 181, 27 67 182, 27 67 188.

11. Tryb udzielania zamówienia:

1. Zapytanie cenowe traktujemy jako rozeznanie cenowe dla udzielenia zamówienia  w oparciu  o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 (Dz.U.2017.1579 tj. z późn.zm.).
2. Zamówienie udzielone będzie zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom Prawo zamówień publicznych.
3. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie ponadto powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o wyborze jego oferty oraz o terenie podpisania umowy.
5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcy środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga).

12. Informacje dodatkowe.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia lub unieważnienia postepowania w zakresie powyższych zadań bez podania przyczyn.

Załączniki do zapytania:

1. Załącznik nr 1 - Wykaz sprzętu
2. Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o prowadzonej działalności
4. Załącznik nr 4 -  Oświadczenie o braku powiązań
5. Klauzula informacyjna RODO

                                      Wójt Gminy Mirzec

                                   /-/ Mirosław Seweryn