a A

Zamówienia publiczne do 30 000 Euro > 2018 rok > Październik 2018 > „Dostawa i wdrożenie kompleksowej obsługi sesji Rady Gminy pod kątem spełniania wymogów ustawowych

                                                                  Mirzec, dnia 12.10.2018r.

                                                                                                         

Znak: IN.271.75.2018.MP

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

o wartości poniżej 30 000 EURO (art. 4 pkt. 8 PZP)

 

Gmina Mirzec zaprasza do składania ofert cenowych na realizacje zadania pn: „Dostawa i wdrożenie kompleksowej obsługi sesji Rady Gminy pod kątem spełniania wymogów ustawowych”

 

I.     Zamawiający:

        Gmina Mirzec, Mirzec Stary 9, 27-220 Mirzec, woj. świętokrzyskie, tel. 041/ 2767191,

        lub 041/ 2767192, fax. 041 /2767170 e-mail: ug_mirzec@poczta.onet.pl

 

II. Opis przedmiotu zamówienia:

 

Wymagania funkcjonalne i parametry techniczne sprzętu dla wdrożenia Systemu wspomagającego obsługę Rady Gminy Mirzec oraz transmisję posiedzeń Rady

1. Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Gminy Mirzec. Ilość licencji dostępowych: 15 licencji dla radnych Rady Gminy, 5 licencji dla pracowników Biura Rady oraz 3 dodatkowe licencje dostępowe dla Kierownictwa.
2. Licencja dostępowa do systemu do obsługi posiedzeń Rady Gminy udzielona jest na okres 12 miesięcy z możliwością wydłużenia.
3. Dostawa 15 sztuk tabletów dla radnych do obsługi posiedzeń Rady Gminy oraz instalacja oprogramowania do obsługi posiedzeń w celu zapewnienia radnym możliwości zapoznania się z materiałami przygotowanymi na sesję, wzięcia udziału w dyskusji, głosowania, przeglądania wyników głosowania poprzez konto użytkownika w systemie.
4. Dostawa systemu transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet.
5. Dostawa systemu dyskusyjnego oraz audio-wizualnego na potrzeby obsługi posiedzeń Rady Gminy.
6. Przeprowadzenie szkoleń w siedzibie Zamawiającego dla pracowników Biura Rady Gminy oraz radnych.
7. Asysta techniczna systemu: 12 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu odbioru.
8. Gwarancja: 12 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu odbioru.
9. Realizacja zamówienia:  do 3 tygodni od podpisania umowy.

 

System Informatyczny – wymagane funkcjonalności:

1. Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad wraz z materiałami dla Radnych poprzez konto użytkownika w systemie. 
2. Możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje, itp. Załączniki w formatach *.doc, *.docx, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.ppt, *.pptx. Możliwość edytowania  porządku obrad w trakcie posiedzeń.
3. Przeprowadzanie posiedzeń Rady Gminy z wykorzystaniem projektora multimedialnego, w tym prezentacja porządku obrad, kworum, wyniki głosowań oraz dostęp do załączników które są omawiane w czasie posiedzenia.
4. Możliwość wydrukowania materiałów sesyjnych
5. Zarządzanie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między biurem rady
   a radnymi z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail oraz SMS. Archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji.
6. Dostęp do systemu za pomocą urządzeń mobilnych, tabletów i komputerów umożliwiający:
   • sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych,
   • przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań,
   • pobieranie i przeglądanie załączników,
   • głosowanie (oddawanie głosów) w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”,
   • zgłaszanie się do dyskusji i przeglądanie listy osób planujących wypowiedź w danej sprawie w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia.
7. Elektroniczna i interaktywna obsługa posiedzeń Rady Gminy poprzez:
   • elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad,
   • elektroniczną rejestracje wniosków formalnych,
   • elektroniczną obsługę głosowań podczas sesji Rady Gminy (głosowania jawne imienne),
   • prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia,
   • możliwość dynamicznej modyfikacji porządku obrad oraz materiałów na posiedzenia z automatycznym odświeżaniem zmian na urządzeniach radnych,
   • prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania
     i wyników głosowania w czasie posiedzenia,
   • dynamiczne zarządzanie listą gości, którym udziela się głosu podczas posiedzenia,
   • możliwość ustawienia czasu wypowiedzi oraz wyświetlanie w czasie posiedzenia licznika czasu wypowiedzi i komunikatu o przekroczeniu czasu wypowiedzi,
   • zatwierdzanie uchwał,
   • przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu,
   • sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu,
   • rejestrację zapisu dźwięku w systemie informatycznym z możliwością transkrypcji dźwięku na tekst przy wykorzystaniu zewnętrznego oprogramowania,
   • umożliwienie poprzez sieć Internet dostępu mieszkańcom i podmiotom zainteresowanym do transmisji z posiedzenia (na żywo), przeglądania porządku obrad wraz z załącznikami (bieżących oraz archiwalnych) oraz przeglądanie wyników głosowań.

 

Tablety dla radnych: 15 szt. – minimalne parametry:

• System operacyjny Android 4.4
• CPU: min. 4-rdzeniowy
• częstotliwość procesora: min. 1,3Mhz
• RAM: min. 1 GB
• pamięć wewnętrzna: min. 8 GB
• wielodotyk: min. 5 punktowy
• przekątna wyświetlacza: min. 9,6”
• rozdzielczość: min. 1200 x 800 px
• aparat przód: min. 2.0 Mpx
• aparat tył: min: min. 5.0 Mpx
• wbudowany głośnik, mikrofon
• wbudowany moduł GPS
• moduł Wi-Fi 802.11 b/g/n, bluetooth 4.0
• gniazdo na karty pamięci: tak
• wyjście słuchawkowe
• dołączone akcesoria: zasilacz, kabel USB

 

System transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet

• 1. Dostawa dwóch kamer IP szybkoobrotowych
• Przetwornik - 1/2.7 " Progressive Scan Exmor CMOS
• Wielkość matrycy – min. 2 Mpx
• Rozdzielczość – 1920 x 1080
• Zoom optyczny – min. X12
• Panel zarządzania kamerą przez przeglądarkę internetową
  2. Dostawa switch-a POE  8 portowy –parametry minimalne:

• Porty LAN: 8 x RJ45 (4 x PoE (802.3at) )
• Diody LED: Power, Link/Act, PoE
• Szybkość transmisji: 10 / 100 Mb/s : 4 Porty LAN + 4 Porty LAN & PoE
  3. Dostawa zestawu komputerowego (komputer wraz monitorem, klawiatura i myszką) do zarządzania transmisją obrad – minimalne parametry:
     • • Procesor klasy Intel Core i5
       • Karta graficzna klasy GeForce GTX 950
       • Pamięć RAM 8 GB
       • Dysk SSD 256 GB
       • System operacyjny Windows 10
       • Przekątna monitora  17’’
       • Rozdzielczość monitora 1920 x 1080
  4. Wymagane funkcjonalności:
     • • Transmisja obrad na żywo z wykorzystaniem serwisu YouTube
       • Archiwizacja nagrania transmisji lokalnie na dysku komputera z możliwością zapisu na nośnik zewnętrzny lub zasób sieciowy
       • Automatyczne dodawania do transmisji, co najmniej:
         • Ogólnych informacji o dacie i miejscu posiedzenia
         • Informacji o aktualnie omawianym punkcie
         • Imienia i nazwiska mówcy
         • Wyników głosowania bezpośrednio po ich zakończeniu
         • Informacji o trwającej przerwie w obradach
       •  Automatyczne kadrowanie aktualnie wypowiadających się osób
       • Pełna integracja z systemem informatycznym do zarządzania pracami Rady Gminy

System dyskusyjny oraz audio-wizualny

• 1. Dostawa przewodowego systemu konferencyjnego składającego się z jednostki centralnej, jednostki przewodniczącego oraz 14 pulpitów delegatów, spełniającego następujące funkcjonalności:
• Wbudowany mikrofon o długości min. 30 cm
• Wbudowany głośnik
• Wbudowane gniazdo słuchawkowe
• Sygnalizacja włączenia mikrofonu
• Przycisk uruchomienia mikrofonu
• Przycisk odebrania głosu (tylko dla pulpitu przewodniczącego)
  2. Projektor multimedialny w technologii DLP o parametrach minimalnych:

• Jasność 3000 ANSI Lumen
• Rozdzielczość 1280 x 800
• Kontrast 10000:1
• Format 16:9
• Wejścia: HDMI, D-Sub
• Uniwersalny uchwyt ścienny
  3. Ekran projekcyjny o parametrach minimalnych:

• Rozwijany elektrycznie
• Montaż ścienny
• Proporcje 16:9
• Wymiar: 240 x 200 cm
• Projekcja przednia
• Powierzchnia biała, matowa
  4. Laptop do obsługi posiedzeń o parametrach minimalnych:

• Procesor Intel Core i5
• Pamięć RAM: 8GB
• Dysk SSD: 256 GB
• Przekątna ekranu 15,6”
• Rozdzielczość ekranu 1920x1080
• Bateria 4200 mAh
• Zainstalowany system operacyjny Windows 10

 

III. Termin wykonania:

 

Zamawiający wymaga aby cały przedmiot zamówienia został zrealizowany w terminie do – 3 tygodni od daty podpisania umowy.

 

IV. Opis sposobu przygotowania oferty:

 

Oferta winna być  sporządzona na formularzu oferty stanowiący załącznik nr 1 w formie  pisemnej, w języku polskim, oraz powinna zawierać nazwę i adres Wykonawcy.

Oferta powinna być:

• opatrzona pieczątką firmową
• posiadać datę sporządzenia
• zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, NIP.
• posiadać wartość (cena) wykonania zamówienia

V. Termin i warunki płatności:

zapłata nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty wykonania zamówienia i dostarczenia faktury.

 

VI. Miejsce i termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć w pokoju nr 220 (sekretariat) Urzędu Gminy w Mircu lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: ug_mirzec@poczta.onet.pl do dnia 19.10.2018 r. do godz. 08⁰⁰.

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do Urzędu Gminy w Mircu. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Dostawa i wdrożenie kompleksowej obsługi sesji Rady Gminy pod kątem spełniania wymogów ustawowych” lub pocztą elektroniczną w nieedytowalnym formacie PDF - w temacie wiadomości proszę wpisać: Oferta na realizację zadania pn: „Dostawa i wdrożenie kompleksowej obsługi sesji Rady Gminy pod kątem spełniania wymogów ustawowych”.
2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19.10.2018r. do godz. 08:05 w Urzędzie Gminy w Mircu w pokoju nr 302.

VII.   Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty:

1. Cena – 100%
2. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena (cena 100%).
3. Ocena ofert będzie następowała wg wzoru:

    Pc= Cmin/cn x 100

       gdzie:

Pcc	– ocena punktowa oferty „n” przyznana za cenę
Cmin	– najniższa cena brutto (ogólna wartość zamówienia) spośród ważnych i nie odrzuconych ofert.
Cn	– cena brutto oferty badanej.

 

4. W cenie oferty należy podać wszystkie koszty, uwzględniając zakres zamówienia, wynikające z zaproszenia do złożenia propozycji cenowej.
5. W cenie oferty należy również uwzględnić ewentualne niezbędne do prawidłowego wykonania zadania.
6. Wykonawca oblicza cenę oferty z podatkiem VAT.
7. Cena musi być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

VIII. Tryb udzielania zamówienia:

1. Zapytanie traktujemy jako rozeznanie cenowe dla udzielania zamówienia w oparciu o art.4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz. U. z 2017 poz. 1579 z późn. zm.).
2. Zamówienie udzielone będzie zgodnie  zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom Prawo Zamówień Publicznych.
3. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
4. Wykonawca którego oferta zostanie wybrana zostanie ponadto powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o terminie podpisania umowy.
5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcy środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga).
6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

 

IX. Termin związania ofertą:

1.  Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
2.  Bieg terminu związania oferta rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 

X. Kontakt z Zamawiającym.

 

Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest Pani Anna Piątek – Kierownik Referatu Ogólnoorganizacyjnego. Tel.: 41 276 71 81.

 

XI. Informacje dodatkowe:

1. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia  zapytania ofertowego na realizację ww. zadania bez podawania przyczyny.
3. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych, warunkowych oraz ofert częściowych.
4. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
5. Z Wykonawcą który uzyska najwyższą liczbę punktów Zamawiający podpisze umowę na realizację przedmiotu zamówienia.
6. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data i godzina wpłynięcia oferty  do siedziby Zamawiającego.
7. Wszelkie koszty związane z udziałem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu ponosi

Załączniki do zapytania:

1. 1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Wójt gminy Mirzec

/-/ Mirosław Seweryn